Як оцифрувати трудову книжку: особливості процедури

10 червня 2026 року закінчується перехідний період законодавчої вимоги щодо оцифрування трудової книжки — її переведення в електронний формат. Це викликає побоювання у тих, хто не встиг цього зробити, стосовно втрати стажу та інших можливих проблем. Звернення за консультацією до мене як юриста з трудового права дозволяє краще зрозуміти вимоги нового Закону України.

Особливості дії закону про оцифрування трудових книжок

Відсутність оцифрованої трудової книжки не призведе до втрати накопиченого стажу, адже в системі Пенсійного фонду України (ПФУ) вже є необхідна інформація. З іншої сторони це може викликати затримки з виплатами пенсій та соціальних платежів. Тому варто віднестись до ситуації відповідально та займатися оформленням електронної версії якомога швидше.

Отримати цифрову трудову книжку можна через офіційний сайт ПФУ. Для цього слід надати наступну інформацію:

• відсканована кольорова копія або фотографія всіх сторінок трудової книжки (від першої до останньої);
• документи, які підтверджують стаж — свідоцтва про народження дітей, дипломи тощо.

Файли подаються в форматі JPG або PDF об'ємом до одного мегабайта кожний.

Навіщо оцифровувати трудову книжку

З 10 червня 2021 року в Україні були введені електронні трудові книжки. Вони створені для досягнення наступних цілей:

• збереження трудового стажу — паперовий документ може бути втрачений або пошкоджений, а електронна версія захищена від цього (що важливо в період обстрілів та бойових дій, пов'язаних з ними ризиків);
• автоматичне нарахування пенсій — ПФУ може використати інформацію для визначення розміру пенсії, для цього особі не потрібно особисто звертатись до установи;
• зручність — роботодавцям не треба зберігати гору паперової документації, можна зручно тримати інформацію в електронному реєстрі;
• захист від підробки — цифровий документ завірений електронним підписом, тому його неможливо фальсифікувати.

Перехід на електронні трудові книжки спрощує їхнє зберігання, а також робить важливу інформацію більш захищеною. Для доступу до бази достатньо мати під рукою гаджет з підключеним інтернетом. Такі нововведення є частиною переходу України на сучасну європейську систему обліку.

Користь юридичної допомоги при оцифруванні трудової книжки

Якщо оцифрування трудової книжки здається вам складним та незрозумілим процесом, тоді я, адвокат Олександр Малик, готовий допомогти розібратись. Моя підтримка значно спростить та пришвидшить процедуру. Займаюсь не тільки поданням документів, але й зверненням до архівних установ, якщо треба отримати додаткову інформацію про трудовий стаж.

Адвокатський запит пришвидшує реагування відповідних інстанцій, дозволяє ефективніше отримувати доказову базу. Також допомагаю з наступних подібних питань:

• перерахування пенсії за трудовим стажем;
• відновлення втраченої або пошкодженої трудової книжки;
• подання запитів до ПФУ щодо неправильного нарахування пенсійних виплат;
• перерахунок пенсії пенсіонерам-військовослужбовцям.

Після 10 червня 2026 року оцифрування трудових книжок стає обов'язковим. Перехід на електронний облік трудової діяльності приносить користь як працівникам, так і роботодавцям, тому з ним недоречно зволікати. Щоб отримати цифрову трудову книжку в Україні у 2026 році максимально легким шляхом, краще звернутись до професійного юриста. Він зможе грамотно організувати процес, а ви залишитесь задоволеними отриманим результатом, не витрачаючи зайвий час та енергію.